Mỗi lần đội ngũ mở rộng, câu hỏi đầu tiên gần như luôn là nên đầu tư vào nội thất văn phòng nào trước. Bên mình từng gặp nhiều startup công nghệ thuê một mặt bằng nhỏ, rồi mua thật nhiều bàn để đủ chỗ cho người mới. Kết quả là số chỗ ngồi thì đủ, nhưng ai cũng bị kẹt và không đi lại được. Bài này tổng hợp mười câu hỏi chúng tôi gặp nhiều nhất, kèm cách trả lời thực tế. Nếu bạn đang chuẩn bị bố trí lại không gian làm việc, hãy đọc hết trước khi chi tiền.
Nên ưu tiên mua gì trước khi bố trí nội thất văn phòng?
Theo kinh nghiệm của đội ngũ, bạn nên ưu tiên ba thứ: bàn làm việc, ghế công thái học và hệ thống ổ điện. Trang trí để sau cùng vì nó gần như không ảnh hưởng đến công việc hằng ngày. Bàn và ghế quyết định sức khỏe của người ngồi máy tính cả ngày. Còn thiếu ổ cắm thì cả đội có thể đứng hình ngay trong buổi làm việc đầu tiên.
Có một tình huống chúng tôi gặp khá thường xuyên. Một nhóm gồm dev, designer và sales cùng chia một không gian nhỏ. Nhìn trên sơ đồ, người quản lý thấy số chỗ ngồi là đủ. Khi đo thực tế, phải trừ đi lối đi và khoảng trống để kéo ghế, không gian chỉ chứa được khoảng 70% số người dự định. Vì vậy đừng chỉ đếm số ghế. Hãy tính cả khoảng di chuyển, vì đó mới là phần người ta hay quên nhất.
Bàn làm việc nào hợp với lập trình viên?
Với dân lập trình, bàn nên điều chỉnh được chiều cao. Bạn có thể nâng hạ để làm việc đứng hoặc ngồi tùy thời điểm trong ngày. Chiều cao phù hợp với đa số người Việt thường nằm trong khoảng 1m55 đến 1m85. Mặt bàn cũng cần đủ sâu, khoảng 60 đến 70 cm, để đặt hai màn hình 24 đến 27 inch mà không phải ngồi sát quá. Ngồi sát màn hình lâu ngày rất dễ gây mỏi cổ và đau mắt.
Về giá, bàn điện nâng hạ chất lượng tốt thường đắt hơn bàn cố định khoảng hai đến ba lần. Nếu ngân sách còn eo hẹp, bạn có thể đầu tư ghế tốt trước, chọn một chiếc bàn cố định chắc chắn, rồi nâng cấp sau khi công việc đã ổn định. Cách này giúp dòng tiền không bị dồn vào một chỗ.
Ghế công thái học có thật sự đáng tiền không?
Ghế công thái học được thiết kế để đỡ đúng vùng lưng dưới, đồng thời cho phép điều chỉnh độ cao, độ ngả và tay vịn. Nếu một người ngồi khoảng tám tiếng mỗi ngày, mỗi chi tiết nhỏ đều được nhân lên hàng trăm giờ mỗi năm. Với người làm máy tính trên sáu tiếng một ngày, khoản chênh lệch vài triệu đồng thường đáng để cân nhắc.
Tuy vậy, không có chiếc ghế nào hợp với mọi dáng ngồi. Đội ngũ chúng tôi khuyên bạn nên ngồi thử ít nhất ba mươi phút trước khi mua số lượng lớn. Thông số trên giấy có thể rất đẹp, nhưng cảm giác khi ngồi thật mới là thước đo đáng tin nhất.
Nên bố trí khu mở hay chia phòng riêng?
Mô hình khu mở tiết kiệm diện tích và giúp đội trao đổi nhanh. Nó phù hợp khi nhóm dưới khoảng mười lăm người. Điểm yếu là tiếng điện thoại và các cuộc gọi sẽ làm xao lãng những người cần tập trung sâu. Vì vậy nhiều đội chọn cách kết hợp: phần lớn là khu mở, còn một vài góc yên tĩnh hoặc phòng họp kín để xử lý việc cần tập trung.
Ánh sáng và tiếng ồn nên được kiểm tra trực tiếp tại mặt bằng, vì con số chung khó áp dụng cho mọi nơi. Hãy đứng ở từng vị trí dự kiến vào giờ cao điểm để cảm nhận thật.
Chi phí nội thất cho doanh nghiệp nhỏ khoảng bao nhiêu?
Bảng dưới đây là mức giá tham khảo để bạn ước lượng ngân sách ban đầu. Con số thay đổi theo thương hiệu, chất liệu và nơi mua, nên hãy kiểm chứng lại với nhà cung cấp trước khi quyết định.
| Hạng mục | Khoảng giá tham khảo |
|---|---|
| Bàn làm việc cơ bản | 1.500.000 – 3.000.000 đ |
| Ghế công thái học | 3.000.000 – 8.000.000 đ |
| Bàn điện nâng hạ | 5.000.000 – 12.000.000 đ |
Đây chỉ là điểm bắt đầu để bạn hình dung, không phải báo giá cố định. Khi lập ngân sách, nên dành thêm một khoản cho vận chuyển, lắp đặt và phát sinh nhỏ.
Hệ thống dây điện và ổ cắm cần chuẩn bị đến mức nào?
Một khu làm việc công nghệ thường có máy tính, màn hình, router và rất nhiều thiết bị sạc. Thiếu ổ cắm là chuyện xảy ra thường xuyên. Cắm chồng nhiều thiết bị vào một ổ rất dễ quá tải, nguy hiểm hơn nhiều người nghĩ. Máng đi dây gọn gàng giúp tránh vướng chân và giữ không gian sạch sẽ hơn hẳn.
Đừng tự ước lượng công suất. Hãy nhờ thợ điện khảo sát trước khi bố trí, vì mỗi tòa nhà có hệ thống khác nhau. Kiểm tra tận nơi mới cho kết quả chính xác, và bạn sẽ tránh được việc phải đi dây lại sau khi bàn ghế đã đặt xong.
Ánh sáng và điều hòa có ảnh hưởng đến năng suất không?
Theo quan sát của đội ngũ, ánh sáng tự nhiên kết hợp đèn trắng trung tính ở khu vực màn hình thường dễ chịu hơn. Bạn nên tránh đặt màn hình quay lưng về cửa sổ, vì ánh sáng chiếu sau lưng gây chói và làm mỏi mắt. Mức độ ảnh hưởng cụ thể đến hiệu suất thì cần đo tại từng không gian, hiện chưa có số liệu chung nào đủ đáng tin để kết luận.
Nên mua nội thất online hay đến cửa hàng xem trực tiếp?
Mua online thường rẻ hơn, nhưng bạn không thể ngồi thử ghế hay kiểm tra độ chắc của bàn. Nếu cần đặt số lượng lớn và muốn bảo hành tận nơi, đến cửa hàng sẽ tiện hơn. Trước khi chốt đơn, hãy hỏi kỹ chính sách đổi trả và bảo hành, vì đây là chỗ hay phát sinh tranh chấp nhất. Bạn cũng nên hỏi rõ ai chịu chi phí vận chuyển khi hàng bị lỗi.
Làm sao bảo quản nội thất để dùng được lâu dài?
Bạn nên vệ sinh bề mặt định kỳ bằng khăn mềm và dung dịch nhẹ. Tránh hóa chất mạnh vì chúng dễ làm bong lớp phủ. Khoảng ba đến sáu tháng, hãy kiểm tra bu lông, bản lề ghế và chân bàn, vì những chi tiết này thường lỏng dần theo thời gian. Cơ cấu nâng hạ cũng cần bảo dưỡng theo khuyến nghị của hãng, và nên ghi lại lịch bảo trì để không quên.
Kết hợp nội thất với nơi lưu trữ thiết bị công nghệ
Laptop, ổ cứng và thiết bị dự phòng nên được cất trong tủ có khóa. Nếu bạn đặt máy chủ nhỏ hoặc NAS, hãy chọn kệ có thông gió tốt, vì thiết bị nóng lên sẽ giảm tuổi thọ rất nhanh. Đừng xếp các thiết bị sát nhau khi chúng cùng tỏa nhiệt, và luôn kiểm tra an toàn điện trước khi lắp đặt. Với thiết bị dùng thường xuyên như camera giám sát hay router, nên để ở vị trí dễ bảo trì.
Câu hỏi thường gặp
Nên mua bàn làm việc chất liệu MDF hay gỗ tự nhiên?
MDF có giá mềm hơn và phù hợp văn phòng ít va đập. Gỗ tự nhiên bền hơn nhưng nặng và đắt hơn. Nếu bạn dùng lâu năm, gỗ tự nhiên là lựa chọn đáng cân nhắc. Hãy quyết định theo ngân sách và mức độ sử dụng thực tế.
Ghế công thái học có thực sự giảm đau lưng không?
Ghế tốt có thể giảm áp lực lên lưng nếu bạn điều chỉnh đúng cách. Tuy nhiên, ghế không thay thế được việc đứng dậy vận động. Đau lưng kéo dài nên được bác sĩ kiểm tra thay vì chỉ dựa vào chiếc ghế.
Văn phòng hai mươi người cần bao nhiêu chỗ ngồi và phòng họp?
Số chỗ ngồi thường bằng số nhân sự, cộng thêm một ít dự phòng cho người mới. Phòng họp nên chứa khoảng một nửa số người để tiện họp nhóm. Con số cụ thể còn tùy cách làm việc của từng đội.
Có nên mua nội thất cũ để tiết kiệm chi phí không?
Mua cũ giúp giảm chi phí ban đầu, nhưng bạn cần kiểm tra kỹ cơ cấu, độ chắc và tình trạng vệ sinh. Ghế cũ có thể mất độ đàn hồi, nên hãy thử trước khi mua số lượng lớn.
Giao hàng nội thất văn phòng thường mất bao lâu?
Thời gian giao phụ thuộc nhà cung cấp, số lượng và việc có cần lắp đặt hay không. Bạn nên hỏi rõ lịch giao và lịch lắp đặt trước khi đặt, để tránh tình trạng đội đã vào làm nhưng chưa có bàn.
Nếu chỉ nhớ một điều, hãy nhớ: đừng mua trang trí trước khi có bàn ghế tốt và ổ điện đủ dùng. Kiểm tra không gian thực tế, thử ghế trước khi mua và để lại một khoản ngân sách cho nâng cấp về sau. Bạn cũng có thể tham khảo những điều cần biết khi mua sắm trực tuyến để tránh các sai lầm thường gặp.