5 bước trong quy trình chốt đơn hàng trên Facebook

Chốt đơn hàng là một công việc không thể thiếu khi bán hàng trên mạng. Công việc này tưởng chừng dễ dàng nhưng trên thực tế, nó đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm cũng như sự khéo léo. Nếu bạn vẫn còn loay hoay trong vấn đề chốt đơn, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để xây dựng cho doanh nghiệp mình một quy trình chốt đơn hàng trên Facebook thật hiệu quả, chuyên nghiệp nhé.

Bước 1: Truy cập Fanpage kinh doanh để kiểm tra comment và Inbox

Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào Fanpage kinh doanh và kiểm tra tất cả các comment, tin nhắn mà khách hàng đã gửi tới bạn. Việc này đòi hỏi khá nhiều thời gian và sự tỉ mỉ bởi bạn sẽ trực tiếp tư vấn và giải đáp thắc mắc của người tiêu dùng. Hiện nay, Vpage là một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất. Phần mềm này giúp bạn trả lời khách nhanh chóng hơn. Một và chức năng chính có thể kể đến như:

+ Check inbox và comment: Trả lời thủ công trên Facebook đôi khi sẽ bỏ sót bình luận của những khách hàng tiềm năng. Đồng thời, đối với những khách hàng không nhận được câu trả lời, họ sẽ cảm thấy khó chịu và không muốn tiếp tục mua sắm tại doanh nghiệp của bạn. Khi sử dụng phần mềm Vpage, bất kì comment hay tin nhắn, bạn đều sẽ nhận được thông báo, từ đó tránh trường hợp thiếu sót có thể xảy ra, đồng thời giúp cho quá trình trả lời nhanh hơn.

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng trên fanpage Facebook

Quản lý bình luận, tin nhắn, tự động lọc danh sách đen

+ Quản lý đơn hàng: Sau khi đã chốt đơn hàng với khách, trên phần mềm sẽ có chỗ để bạn nhập thông tin đơn hàng như: Tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ giao nhận … và tới cuối ngày bạn chỉ cần xuất file exel để nắm bắt bảng thông tin đơn hàng có trong ngày.

+ Báo cáo số liệu: Không chỉ quản lý đơn hàng, phần mềm Vpage còn lập bảng thống kê, báo cáo số liệu để bạn có thể nhìn một cách trực quan nhất về tình hình đơn hàng tăng giảm ra sao.

– Khi có bình luận mới: Trong quá trình trả lời khách hàng, bạn nên trả lời đúng trọng tâm câu hỏi mà khách hàng muốn biết bằng cách nhấn nút Trả Lời (Reply) để bình luận bên ngoài. Hoặc bạn cũng có thể bình luận rằng bạn đã nhắn tin vào inbox. Để nhắn tin vào Inbox khách hàng, bạn hãy nhấn nút Nhắn Tin (Messenger)

– Khi có tin nhắn mới: Đầu tin, hãy chào hỏi khách hàng, và tiến hành trả lời đúng trọng tâm câu hỏi của họ. Sau đó khéo léo hỏi thêm về những nhu cầu của khách hàng để tư vấn cho khách hàng sản phẩm phù hợp nhất. Bạn có thể tham khảo những mục dưới đây để tư vấn cho khách chuyên nghiệp hơn nhé:

+ Mục đích mua hàng.

+ Sản phẩm mà họ đang thích hoặc quan tâm. Tư vấn thêm về màu sắc, kích thước.

+ Gửi hình sản phẩm dựa theo tiêu chí KH chọn.

+ Lắng nghé ý kiến phản hồi của khách hàng. Quay trở về bước 2 nếu khách hàng không đồng ý.

+ Chốt đơn hàng ngay khi khách hàng ưng sản phẩm

– Các bước chốt đơn hàng:

+ Xác nhận lại các sản phẩm KH đã chọn, bao gồm các thông tin về màu sắc, kích thước, giá tiền cụ thể.

+ Xin thông tin khách hàng để tiến hàng ship hàng: Họ tên, SĐT (SDT dự phòng), địa chỉ nhận hàng.

+ Báo giá ship và dự báo ngày nhận hàng cho khách hàng

Bước 2: Cập nhật thông tin đơn hàng

Sau khi đã có đủ thông tin của khách hàng, bạn cần cập nhập những thông tin này lên file để việc soạn hàng và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn.

Các trường cần có trong File quản lý đơn hàng:

+ Ngày lập đơn hàng

+ Họ Tên, SDT, Địa chỉ khách hàng

+ Chi tiết đơn hàng: cột này các bạn điền thông tin chi tiết về các sản phẩm mà khách hàng đã đặt.

+ Ghi chú

+ Tình trạng đơn hàng: Xếp tình trạng đơn hàng theo các mục sau: chưa gói hàng, đã gói hàng chờ gửi, đã gửi, khách đã nhận hàng/huỷ đơn hàng.

Bước 3: Xác nhận đơn hàng trước khi ship

Xác nhận đơn hàng trước khi ship để đảm bảo số điện thoại khách đã cho là đúng, đồng thời chắc chắn hơn về khả năng nhận hàng của khách. Trước khi gọi điện thoại cho khách hàng, bạn nên dự tính những trường hợp có thể phát sinh để có thể giải quyết nhanh chóng.

Xen thêm: Cách tư vấn chăm sóc khách hàng tăng tỷ lệ chốt đơn hiệu quả

Bước 4: Đóng gói và phân loại hàng để chọn đơn vị ship hàng phù hợp

– Soạn hàng và đóng gói: Đối với công việc soạn hàng và đóng gói, bạn có thể làm theo khung giờ để làm cho đồng phần này nên phân theo khung giờ để làm cho đồng loạt.

– Phân loại hàng theo hình thức vận chuyển:

+ Đơn ship COD

+ Đơn đã thanh toán

+ Đơn nội thành

Bước 5: Kiểm tra và xử lý vấn đề khi ship hàng

Nếu bạn gửi hàng đi tỉnh thì phải thường xuyên cập nhật tình trạng đơn hàng thông qua mã vận đơn để biết được hàng đã được giao hay chưa. Nếu chưa giao được thì phải hỏi lại khách lý do tại sao chưa nhận hàng để biết đường giải quyết.

Trên đây là 5 bước cơ bản trong quy trình chốt đơn hàng trên Facebook cực kì đơn giản nhưng có thể giúp bạn chuyên nghiệp hơn khi bán hàng qua mạng xã hội lớn nhất hành tinh này. Chúc các bạn thành công!